Durante le ferie, studi medici e farmacie operano spesso con personale ridotto, sostituti e mansioni riorganizzate, aumentando il rischio di accessi non autorizzati, password condivise, documenti incustoditi e uso promiscuo dei dispositivi. Poiché i dati sanitari sono categorie particolari di dati personali, il titolare deve garantirne integrità, riservatezza, continuità, backup e ripristino, adottando misure tecniche e organizzative adeguate.
Il sostituto non può utilizzare le credenziali del professionista assente: deve avere un account personale, con autorizzazioni limitate alle attività necessarie e istruzioni scritte. Il Garante ha già sanzionato un medico per aver condiviso le proprie credenziali con il sostituto, rendendo impossibile attribuire con certezza le operazioni effettuate. Prima della chiusura o della sostituzione occorre quindi predisporre accessi dedicati, controllare archivi, registri e copie di sicurezza; al rientro, gli account temporanei vanno sospesi o revocati. Il titolare resta responsabile anche per gli errori di dipendenti e collaboratori, salvo provare che il danno non gli sia imputabile. Le violazioni possono comportare sanzioni amministrative, misure correttive e risarcimenti per danni materiali o immateriali subiti concretamente dagli interessati coinvolti.
