Le cartelle cliniche non devono essere conservate automaticamente per sempre, nonostante una convinzione diffusa tra i professionisti sanitari. Il GDPR stabilisce un principio chiaro: i dati personali, inclusi quelli sanitari, devono essere conservati solo per il tempo necessario. Questo implica che ogni struttura deve definire tempi di conservazione motivati e documentati, evitando accumuli indiscriminati.

In ambito sanitario, però, incidono anche esigenze di continuità delle cure, che possono richiedere tempi più lunghi.
La cartella clinica è infatti uno strumento essenziale per ricostruire la storia sanitaria del paziente.
Un altro fattore è la responsabilità professionale, poiché i documenti servono in caso di contenziosi medico-legali.
Anche in questo caso, però, i tempi devono essere proporzionati ai termini di prescrizione e ai rischi reali.
Diversi sono invece gli obblighi fiscali e amministrativi, che seguono regole autonome rispetto ai dati clinici.
Conservare tutto senza limiti espone a rischi di data breach, costi elevati e non conformità al GDPR.
Serve quindi una data retention policy strutturata, con il supporto del DPO, per garantire equilibrio tra cura, legge e privacy.

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